当社は、業務システムの導入支援やホームページ制作など主に中小企業・個人事業主様向けのサービスの提供を通じて個人情報を取得し、利用する機会がございます。これら個人情報（特定個人情報含む）の取り扱いにおいては、ご本人やお取引先企業様からの信頼、安心を確かなものとするために、情報セキュリティ活動の一環として積極的に取り組んでおります。その取り組みの一つとして、当社個人情報保護の活動では、本方針を定め、本方針に基づいたルール及び体制を「個人情報保護マネジメントシステム」として構築し、活動しております。
1. 個人情報の取得・利用・提供について
業務を通じて取り扱う個人情報、また当社への応募者や従事する従業者の個人情報について適切に取得するとともに、事業活動を通じて定めた個人情報の利用目的の範囲で適切に個人情報を取り扱い、目的を超えた利用や本人の同意なく第三者への提供をいたしません。またその行動を確実にするための措置として定期的な従業者教育や内部監査等を行います。
2. 法令等の遵守について
個人情報を取り扱う上で、個人情報保護法をはじめとする法令や、関連ガイドライン等の国が定める指針、条例、その他の規範を確認し、遵守します。
3. 個人情報保護のための安全対策の実施について
個人情報を安全且つ適切に取り扱うことを確実にするため、「個人情報保護マネジメントシステム」としての個人情報保護管理者を中心とする管理体制を組織し、また従業者一人ひとりへの教育を通じて、個人情報の滅失、破壊、改ざん、毀損、漏洩等の予防に努めます。また、日々の確認、内部監査等を通じて、不適切な取り扱いについては早期に検出し、問題への原因を究明して是正し、再発防止に努めます。
4. 個人情報の取り扱いに関する苦情及び相談
個人情報の取り扱いに関する苦情、相談等に対して、受付窓口として「個人情報お問い合わせ担当窓口」を設置し、本人の意思の尊重のもと遅滞なく、速やかに対応を行います。
5. 個人情報保護マネジメントシステムの継続的改善
当社の経営環境、社会情勢の変化や情報技術の進歩等に対応した個人情報保護を実現するため、柔軟に「個人情報保護マネジメントシステム」を見直し、継続的な取り組みのレベルアップ、改善に努めます。
6. 匿名加工情報の取り扱いについて
業務を通じて匿名加工情報の取り扱いはいたしません。今後、取り扱いが発生する場合は、法令及び関連ガイドラインで要求される必要事項を公表し、安全管理対策を実施し、適切な取り扱いを行います。
株式会社東洋通信
代表取締役 阿部 正雄
改定日 2019年3月1日
本方針、また当社が取り扱う個人情報についてのお問合せは下記にて承ります。
【個人情報お問い合わせ担当窓口】
電話：042-625-9967（営業時間 AM9：00～PM17：30）
Eメール：info@toyotushin.co.jp
本人もしくは取引先等を通じて当社が取得する個人情報の利用目的は下表になります。利用目的の通知を希望の方は下記表をはじめに確認してください。また保有欄に「○」と付記された個人情報は、当社において本人への開示等(利用目的の通知、個人情報の開示と、開示の結果に対する内容の訂正、追加または削除、利用停止、消去及び第三者への提供の停止) または第三者提供記録の開示等が可能な個人情報となります。自己の個人情報について、開示等を希望される場合は、表以降のご請求手続きを確認の上、お問い合わせください。
| 保有 | 保有する個人情報 | 利用目的の範囲 |
| ー | サイト運営及び保守、デザイン制作の受託を通じて取り扱う個人情報 | 取得元との間で締結した契約内容（サーバ契約、ウェブページ制作、データ移行、通販業務、メールマガジン発行等）の遂行 |
| ー | 受託業務（システム開発、データ移行）により閲覧の可能性のある個人情報 | 保守作業の遂行 |
| ○ | 当社運営の通販サイトの購入者情報 | 商品購入の清算処理、発送及びその連絡 |
| ○ | 自社メールマガジンの会員情報 | 新商品やアフターサービス等の案内 |
| ○ | 取引先担当者の情報 | 業務上の連絡及び資料の作成、サービスに関する情報のご案内、その他ご意見、ご質問に対する回答 |
| ○ | お問合せに関する情報 | ご意見、ご質問に対する回答 |
| ○ | 在職者情報 | ・業務上の連絡 ・給与等の支払及び福利厚生の提供など雇用管理に伴う手続き ・労務管理、人事管理、福利厚生、税務業務、社会保険業務等の各省庁への各種申請・請求・申込書作成事務 ・配属先及び職務の決定、能力開発、昇降格、健康管理などの雇用管理 ・災害等の緊急事態が発生した際の連絡・対応 ・就業規則に定める利用 |
| ○ | 在職者の扶養家族の情報 | 社会保険業務等の各省庁への各種申請・請求・申込書作成事務 |
| ○ | 退職者情報 | 退職に伴う書類作成及び人事管理業務、退職後の連絡 |
a) 組織の名称及び住所並びに代表者の氏名
株式会社東洋通信
192-0904 東京都八王子市子安町4-10-9 西村ビル3F
代表取締役 阿部 正雄
b) 個人情報保護管理者の担当者の氏名または職名、所属
個人情報保護管理者 システム開発部 課長代理
c) 全ての保有個人データの利用目的
上記1の表のうち、保有欄に〇があるものを参照ください。
d) 保有個人データの取扱いに関する苦情の申出先
株式会社東洋通信 個人情報お問い合わせ担当窓口
住所：〒192-0904 東京都八王子市子安町4-10-9 西村ビル3F
電話：042-625-9967（営業時間 AM9：00～PM17：30）
メール：info@toyotushin.co.jp
個人情報保護管理者 システム開発部 課長代理
e)当該認定個人情報保護団体の名称及び苦情の解決の申出先
当社は、下記の認定個人情報保護団体に属し、個人情報に関する苦情について、客観的な処理を受けることのできる措置を講じています。弊社と一定の距離を置いた対応を望まれる場合には、下記認定団体に対して苦情を申し立てることができます。（※当社の商品・サービスに関する問合せ先ではございません）
一般財団法人日本情報経済社会推進協会
個人情報保護苦情相談室
〒106-0032 東京都港区六本木一丁目9番9号六本木ファーストビル内
03-5860-7565、0120-700-779
f) 保有個人データまたは第三者提供記録の開示等の請求等の手続き
本人または代理人の方は、保有個人データの利用目的の通知、開示等(利用目的の通知、開示、内容の訂正、追加または削除、利用の停止、消去及び第三者への提供の停止)または第三者提供記録の開示について、当社が個人情報保護法その他の法令により開示等の義務を負わない場合を除いてご請求できます。請求者が本人または代理人であることの確認のため、はじめに上記d)の窓口まで開示等の請求を申し出ください。当社所定の「個人情報お問い合わせ申請書」を紙または電子等、ご請求者様のご希望の方法により送付いたします。ただし、開示に多額の費用を要する場合や指定いただいた方法による開示が困難である場合にあっては郵送による交付とさせていただきます。
必要事項をご記入の上、同書に記載の本人確認資料と作業実費（利用目的の通知と個人情報の開示を希望の場合のみです）として300円分の切手を同封の上、再度、当社窓口まで郵送ください（公的証明書を本人確認資料とされる場合には、氏名や住所など本人が確認できる部分以外は、黒く塗りつぶしてください）。「個人情報お問い合わせ申請書」の記載に不備があった場合または本人であることを確認できない場合は、その旨ご連絡いたします。なお、到着から速やかに対応させていただきますが、郵送に日数を要することがありますので、ご了承ください。
g) 保有個人データの安全管理のために講じた措置
当社は、取り扱う個人データの漏えい、滅失又は毀損の防止その他の個人データの安全管理のために以下の措置を講じています。
(1) 個人情報保護方針の策定
個人情報の適正な取扱いの確保のため、個人情報保護方針を策定し、方針に基づいた個人情報保護の活動を行います。
(2) 個人情報の取扱いに係る社内規程の整備及び運用
個人情報の取得、移送、利用、保管、廃棄等のライフサイクルごとに、取扱方法、責任者・担当者及びその任務等について、社内規程を整備し、運用しています。
(3) 組織的安全管理措置
個人情報を保護するため、管理者を設置するとともに、個人情報保護の活動が適切であることを定期に確認するための内部監査体制を整え、実施しています。また、個人情報保護のマネジメントシステムを社内に構築し、継続的な改善活動に努めています。
(4) 人的安全管理措置
個人情報の取扱い関わらず、全ての従業者に対して、定期的な個人情報保護の教育を実施しています。また全ての従業者との間で、秘密保持に関する誓約を交わしています。
(5) 物理的安全管理措置
個人情報を取り扱う区域を明確にし、入退室管理や情報機器の持ち込み、持ち出しを厳しく制限しています。また、個人情報を取り扱う機器、電子媒体及び書類等の盗難又は紛失等を防止するため、定期的な点検活動を実施しています。
(6) 技術的安全管理措置
個人情報を処理する情報システムの不正アクセスや障害から保護する仕組みを導入しています。また個人情報に対する従業者のアクセス制限を実施し、アクセスを必要とする者のみが個人情報を取り扱えるようにしています。
